Datenschutz Talentpool

Persox

Stand: 18.06.2025

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Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Bewerbungsformulare (Funnel) und im Rahmen unseres Recruiting-Angebots verarbeitet werden - einschließlich der Zwecke, Rechtsgrundlagen und Ihrer Rechte als betroffene Person.

1. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Beim Besuch dieser Website und unserer Services können personenbezogene Daten verarbeitet werden - also Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Wir verfolgen dabei das Prinzip der Datenminimierung: Es werden nur solche Daten erhoben, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Dabei legen wir großen Wert auf einen sensiblen und verantwortungsvollen Umgang mit deinen Daten und setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um ihre Sicherheit zu gewährleisten.

1.1 Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Die Datenverarbeitung erfolgt durch:

PERSOX GmbHCarl-Benz-Straße 682266 Inning am Ammersee

1.2 Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Falls Sie Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

lawprotect UG (haftungsbeschränkt)Herr Alexander BilitzaE-Mail: datenschutz@persox.de

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen oder Widerspruch gegen eine bestimmte Datenverwendung wenden Sie sich bitte direkt an unseren Datenschutzbeauftragten.

1.3 Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der DSGVO, des BDSG sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Die Verarbeitung erfolgt nur, wenn eine gesetzliche Grundlage vorliegt, insbesondere:

- Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),

- zur Vertragserfüllung oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),

- zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),

- zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

1.4 Datensicherheit

1.4.1 SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Zur Sicherung der Datenübertragung verwenden wir auf unserer Website eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an der Adresszeile Ihres Browsers (https://) sowie am Schloss-Symbol.

Durch diese Verschlüsselung können die von Ihnen übermittelten Daten nicht von Dritten mitgelesen werden.

1.4.2 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Wir treffen gemäß Art. 32 DSGVO geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen. Dazu zählen insbesondere Zugriffsbeschränkungen, regelmäßige Datensicherungen sowie vertragliche Regelungen mit unseren Dienstleistern im Rahmen der Auftragsverarbeitung.Unsere Schutzmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und dem Stand der Technik angepasst.

2. Wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung unserer Website und unserer Services erheben, zu welchem Zweck wir dies tun, auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt und wie lange wir die Daten speichern. Außerdem erhalten Sie Informationen über Ihre Widerspruchs- oder Widerrufsmöglichkeiten.

2.1 Einsatz von Cookies

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien zur Verbesserung unserer Website unserer Services, zur Messung der Reichweite und für Marketingzwecke.

Cookie-Arten:

Notwendige Cookies (technisch erforderlich)

Statistik-Cookies

Marketing-Cookies

Rechtsgrundlage:

Für den Einsatz notwendiger Cookies erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und funktionalen Betrieb unserer Website unserer Services). Die Verwendung von Statistik- und Marketing-Cookies erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

2.2 Hosting

Unsere digitalen Bewerbungsformulare werden über die Plattform Perspective bereitgestellt. Das Hosting erfolgt dabei auf Servern innerhalb der Europäischen Union durch unseren Dienstleister:

Hosting-Anbieter:

Perspective Software GmbH Müggelstraße 22, 10247 Berlin

Postanschrift: Postbox 659770, 96035 Bamberg, Deutschland

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Perspective erhalten Sie in deren Datenschutzerklärung unter:

https://www.perspective.co/datenschutz

Hinweis:

Die Perspective Software GmbH agiert in diesem Zusammenhang als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Es wurde ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

Zweck der Verarbeitung:

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse ist erforderlich, um den Aufruf unserer Website technisch zu ermöglichen und die Inhalte korrekt an Ihr Endgerät zu übermitteln. Darüber hinaus dient die Speicherung in Logfiles der Sicherstellung eines stabilen und störungsfreien Verbindungsaufbaus, der Aufrechterhaltung der Systemsicherheit sowie der technischen Auswertung zur Optimierung unseres Webangebots.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und technisch einwandfreien Betrieb der Website)

Speicherdauer:

Die Daten werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

Widerspruchsmöglichkeit:

Nicht möglich, da die Verarbeitung technisch erforderlich für den Betrieb der Website ist.

2.3 Consent-Tool

Zur datenschutzkonformen Einholung und Dokumentation von Einwilligungen bei der Nutzung unserer Funnel- Formulare verwenden wir ein integriertes Consent-Management-Tool, das von unserem Dienstleister Perspective Software GmbH bereitgestellt wird.

Anbieter:

Perspective Software GmbH Müggelstraße 22, 10247 Berlin

Postanschrift: Postbox 659770, 96035 Bamberg, Deutschland Datenschutzerklärung: https://www.perspective.co/datenschutz

Funktionsweise:

Beim erstmaligen Aufruf unserer Funnel-Seiten wird Ihnen über ein Consent-Banner die Möglichkeit gegeben, in das Setzen von Cookies und die Verarbeitung personenbezogener Daten für Analyse- und Marketingzwecke (z.B. Google Analytics, TikTok Pixel, Meta Pixel) aktiv einzuwilligen oder diese abzulehnen. Ihre Entscheidung wird technisch gespeichert, sodass sie bei einem erneuten Besuch berücksichtigt wird.

Verarbeitete Daten:

Einwilligungsstatus, Zeitstempel, technische Metadaten (z.B. Browsertyp, Endgerät), ggf. IP-Adresse in gekürzter/anonymisierter Form

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Consent-Tool erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis der Einwilligung) sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer rechtskonformen, dokumentierten und nutzerfreundlichen Einwilligungsverwaltung.

Zwecke der Verarbeitung:

Die Einholung, Verwaltung und Dokumentation von datenschutzrechtlichen Einwilligungen im Rahmen unseres Funnel-Angebots. Ziel ist die Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten und die rechtssichere Umsetzung der Datenschutzanforderungen bei Webtracking und Online-Marketing.

Speicherdauer:

Ihre Entscheidung wird für maximal 12 Monate gespeichert oder bis Sie Ihre Auswahl widerrufen oder ändern.

Widerrufsmöglichkeit:

Sie können Ihre Einwilligungen jederzeit widerrufen oder ändern, indem Sie die Cookie-Einstellungen über das eingeblendete Symbol (meist unten links/rechts im Funnel) erneut aufrufen oder den Cache Ihres Browsers löschen und die Seite neu laden.

2.4 Bewerbungsformular

Für die Erhebung Ihrer Bewerbungsdaten verwenden wir Perspective, ein webbasiertes Tool der Perspective Software GmbH, Müggelstraße 22, 10247 Berlin, Deutschland. Über digitale Bewerbungsformulare („Funnel“) können Sie Ihre Bewerbung direkt online übermitteln. Die Daten werden auf Servern von Perspective verarbeitet und anschließend zur weiteren Bearbeitung intern weitergegeben.

Verarbeitete Daten:

- Vor- und Nachname- Telefonnummer- E-Mail-Adresse- Postleitzahl- Sprachkenntnisse, Führerschein- Qualifikationen- gewünschtes Eintrittsdatum- ggf. freiwillig übermittelte Dokumente (z.B Lebenslauf)- Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Talentpool (sofern gegeben)- technische Metadaten (z.B IP-Adresse, Endgerätetyp, Zeitpunkt der Absendung)

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Sie ausdrücklich in bestimmte Verarbeitungen (z.B Talentpool oder Tracking) eingewilligt haben, sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer technisch stabilen, nutzerfreundlichen und dokumentierten Bewerberkommunikation.

Zwecke der Verarbeitung:

Entgegennahme und strukturierte Erfassung von Bewerbungsdaten

Weiterleitung an unser Bewerbermanagementsystem

transparente Abfrage und Nachweisführung von Einwilligungen

technisch stabile und anwenderfreundliche Bewerberverwaltung

Speicherdauer:

Die bei Perspective gespeicherten Daten werden nach der Übertragung in unser Bewerbermanagementsystem regelmäßig gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nicht über den Zweck der Bewerbung hinaus. Wir stellen sicher, dass die Daten im Funnel spätestens nach Ablauf eines angemessenen Zeitraums entfernt werden.

Datenempfänger & Auftragsverarbeitung:

Perspective agiert als unser technischer Dienstleister im Rahmen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Widerrufsmöglichkeit:

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, sofern keine zwingenden berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen.

Unternehmensangaben von Perspective:

Perspective Software GmbH Müggelstraße 22

D-10247 Berlin

Postanschrift: Postbox 659770, 96035 Bamberg, Deutschland

Weitere Informationen:

Datenschutzerklärung von Perspective: https://www.perspective.co/datenschutz

2.5 Aufnahme in den Talentpool

Wenn Sie sich über das Bewerbungsformular bewerben, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit Ihre Einwilligung zur Aufnahme in unseren Talentpool zu erteilen. Dies geschieht entweder direkt im Bewerbungsformular (z.B durch Setzen eines Häkchens) oder nachträglich durch aktive Zustimmung auf eine entsprechende E-Mail-Anfrage. Im Rahmen des Talentpools speichert die PERSOX GmbH Ihre Bewerbungsdaten, um Sie bei zukünftigen passenden Stellenangeboten gezielt erneut ansprechen und ggf. an geeignete Kundenunternehmen vermitteln zu können.

Hinweis: Die Erteilung dieser Einwilligung ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf das laufende Bewerbungsverfahren.

Verarbeitete Daten bei Einwilligung:

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Aufnahme in den Talentpool erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zweck der Verarbeitung:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur gezielten Vermittlung an unsere Kunden. Dabei werden ausschließlich passende und individuell ausgewählte Bewerbungsprofile übermittelt; eine pauschale oder automatisierte Weitergabe findet nicht statt. Darüber hinaus können wir Sie bei zukünftigen, fachlich passenden Vakanzen erneut kontaktieren und Ihre Daten strukturiert in unserem Talentpool speichern, sofern Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben.

Speicherdauer:

Die Daten werden für maximal 2 Jahre gespeichert, sofern Sie Ihre Einwilligung nicht zuvor widerrufen. Nach Ablauf dieses Zeitraums erfolgt eine automatische Löschung, sofern keine neue Einwilligung eingeholt wird.

Widerrufsmöglichkeit:

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, sofern keine zwingenden berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen.

Hinweis:

Die Übermittlung Ihrer Daten an Kundenunternehmen erfolgt nur bei fachlicher Passung und ausschließlich an Unternehmen, die als eigenständige datenschutzrechtliche Verantwortliche agieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abschnitt 3.2.

2.6 Analyse und Statistik

2.6.1 Google Analytics

Wir verwenden Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, um das Nutzerverhalten auf unserer Website auszuwerten und unser Angebot technisch und inhaltlich zu verbessern.

Verarbeitete Daten bei Einwilligung:

- verkürzte (anonymisierte) IP-Adresse- Standortdaten (Region, Land)- aufgerufene Seiten und Klickpfade- Verweildauer- Endgerät, Browser, Betriebssystem- Herkunft des Besuchs (z.B Google-Suche, Verweis)

Die IP-Adresse wird durch Google standardmäßig vor der Speicherung anonymisiert („IP-Anonymisierung“). Eine direkte Rückverfolgbarkeit auf Sie ist damit ausgeschlossen. Die Verarbeitung erfolgt nur nach Ihrer aktiven Einwilligung über unser Consent-Tool.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Google Analytics erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklich erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zweck der Verarbeitung:

Statistische Auswertung zur Optimierung unseres Webangebots

Speicherdauer:

Die Daten werden je nach Einstellung bei Google nach 14 oder 26 Monaten gelöscht.

Datenübermittlung in Drittstaaten:

Google kann Daten in die USA übertragen. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO und Teilnahme am EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF).

Auftragsverarbeitung:

Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Widerrufsmöglichkeit:

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, sofern keine zwingenden berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen.

Weitere Informationen:

Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

2.7 Einsatz von Tracking-Technologien zu Marketing- und Analysezwecken

2.7.1 TikTok Pixel

Wir verwenden TikTok Pixel, einen Trackingdienst der TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin, D02 T380, Irland. Mithilfe dieses Pixels können wir das Verhalten von Besuchern auf unseren Funnel-Seiten nachverfolgen, insbesondere nach Interaktionen mit unseren Werbeanzeigen auf TikTok. Ziel ist es, die Effektivität unserer Kampagnen zu analysieren und zu optimieren.

Verarbeitete Daten bei Einwilligung:

- angesehene Seiten und Interaktionen (Klicks, Scrolltiefe)- verkürzte (anonymisierte) IP-Adresse- Geräteinformationen (Gerätetyp, Betriebssystem, Browser)- Zeitpunkt des Besuchs- ggf. verwendete Anzeigenkennungen oder Referrer

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Einsatz von TikTok Pixel erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer freiwilligen und ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zweck der Verarbeitung:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu dem Zweck, das Nutzerverhalten nach Interaktionen mit unseren TikTok-Werbeanzeigen besser zu verstehen, die Reichweite und Effektivität dieser Kampagnen zu messen sowie die Ausspielung unserer Werbemaßnahmen zielgerichtet zu optimieren. Dies ermöglicht es uns, den Erfolg unserer Marketingmaßnahmen nachzuvollziehen, Zielgruppen genauer zu definieren und interessenbasierte Werbung auf TikTok auszuspielen.

Speicherdauer:

Die konkreten Speicherdauern legt TikTok fest. Nach unseren Informationen beträgt diese je nach Verwendungszweck bis zu 13 Monate.

Datenübermittlung in Drittstaaten:

TikTok kann Daten in Drittländer, insbesondere in die USA und nach Singapur, übertragen. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

Auftragsverarbeitung:

Mit TikTok besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Widerrufsmöglichkeit:

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, sofern keine zwingenden berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen.

Weitere Informationen:

Datenschutzerklärung von TikTok: https://www.tiktok.com/legal/privacy-policy-eea

2.7.2 Meta Pixel (Facebook Pixel)

Wir verwenden Meta Pixel (ehemals Facebook Pixel), einen Dienst der Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Das Pixel ermöglicht es uns, die Wirksamkeit unserer Facebook- und Instagram-Werbeanzeigen zu analysieren, Zielgruppen besser zu definieren und personalisierte Werbung auszuspielen.

Verarbeitete Daten bei Einwilligung:

- angesehene Seiten und Interaktionen- verkürzte (anonymisierte) IP-Adresse- Gerätetyp, Betriebssystem, Browserinformationen- Zeitpunkt des Besuchs- Herkunftsquelle (z.B. über eine Anzeige)- Facebook-Benutzer-ID (falls angemeldet)

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Einsatz des Meta Pixels erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer freiwilligen und ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zweck der Verarbeitung:

Die Verarbeitung dient der Messung des Erfolgs unserer Werbekampagnen, der Optimierung unserer Marketingstrategie (z.B. durch sogenanntes Retargeting) sowie der Erstellung von interessensbasierten Zielgruppen („Custom Audiences“).

Speicherdauer:

Meta speichert die Daten für bis zu 180 Tage.

Datenübermittlung in Drittstaaten:

Meta überträgt Daten in die USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO und Teilnahme am EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF).

Auftragsverarbeitung:

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO wurde mit Meta abgeschlossen.

Widerrufsmöglichkeit:

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, sofern keine zwingenden berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen.

Weitere Informationen:

Datenschutzerklärung von Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy/

2.8 Lead-Management

LeadTable

Wir verwenden LeadTable, einen Dienst der Katiba Technology UG (haftungsbeschränkt), Heisinger Straße 12, 87437 Kempten, Deutschland, zur Verwaltung und Verarbeitung von Kontaktanfragen über den Bewerberfunnel. LeadTable unterstützt uns dabei, eingehende Formulareingaben systematisch zu erfassen, zu qualifizieren und für die interne Weiterbearbeitung bereitzustellen.

Verarbeitete Daten bei Nutzung von Formularen:

- Vor- und Nachname- E-Mail-Adresse- Telefonnummer- Unternehmen, Position (soweit angegeben)- eingegebene Nachrichteninhalte- Zeitstempel des Formularversands- IP-Adresse (zur technischen Sicherheit und Nachvollziehbarkeit)

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Kontaktanfrage. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Bearbeitung erforderlich ist (z.B. Übermittlung an ein CRM-System oder an zuständige Mitarbeiter).

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung und strukturierten Verwaltung eingehender Anfragen sowie in der Optimierung unserer internen Vertriebs- und Kommunikationsprozesse.

Zweck der Verarbeitung:

Ziel der Verarbeitung ist die strukturierte Erfassung, Koordination und Nachverfolgung von Kontaktanfragen im Rahmen des Bewerbungsprozesses sowie die Vertriebskoordination, soweit dies in Einzelfällen erforderlich ist.

Speicherdauer:

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind. Dies kann sich nach gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder internen Löschkonzepten richten.

Auftragsverarbeitung:

Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Widerrufsmöglichkeit:

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, sofern keine zwingenden berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen.

Weitere Informationen:

Datenschutzerklärung von LeadTable: https://www.lead-table.com/datenschutz

2.8.2 Airtable

Zur Verwaltung von Bewerberdaten nutzen wir Airtable, einen cloudbasierten Datenbankdienst der Airtable, Inc., 799 Market Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94103, USA. Airtable dient als zentrale Plattform zur strukturierten Speicherung und Verwaltung Ihrer Bewerbungsdaten - unabhängig davon, ob Sie sich auf eine konkrete Stelle bewerben oder in unseren Talentpool aufgenommen werden möchten.

Verarbeitete Daten:

- Vor- und Nachname- Telefonnummer- E-Mail-Adresse- Postleitzahl- Sprachkenntnisse- Führerschein- Qualifikationen- gewünschtes Eintrittsdatum- Bewerbungsunterlagen- Status der Bewerbung

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen Ihrer Bewerbung, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Sie in die Aufnahme in unseren Talentpool eingewilligt haben, sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und strukturierten Bewerberverwaltung.

Zwecke der Verarbeitung:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung und Organisation des Bewerbungsverfahrens, zur internen Kommunikation und Koordination mit den zuständigen Mitarbeitenden, gegebenenfalls zur Speicherung Ihrer Daten im Talentpool nach ausdrücklicher Einwilligung sowie zur späteren Kontaktaufnahme im Hinblick auf passende Stellenangebote.

Speicherdauer:

Im Falle einer konkreten Bewerbung werden Ihre personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Wenn Sie ausdrücklich in die Aufnahme in unseren Talentpool eingewilligt haben, speichern wir Ihre Daten für maximal zwei Jahre oder bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

Datenübermittlung in Drittstaaten:

Airtable verarbeitet Daten auf Servern in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

Auftragsverarbeitung:

Mit Airtable wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Widerrufsmöglichkeit:

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, sofern keine zwingenden berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen.

Weitere Informationen:

Datenschutzerklärung von Airtable: https://www.airtable.com/privacy

2.9 Kommunikation über WhatsApp

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses kann die PERSOX GmbH über den Dienst WhatsApp Business mit Bewerberinnen und Bewerbern kommunizieren. Anbieter des Dienstes ist:

WhatsApp Ireland Limited4 Grand Canal Square Grand Canal Harbour Dublin 2, Irland

Verarbeitete Daten bei Nutzung:

- Name (sofern in WhatsApp hinterlegt)- Telefonnummer- Zeitstempel der Kommunikation- Kommunikationsinhalte (Textnachrichten, Anhänge)- ggf. übermittelte Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf)

Hinweis zur Kontaktaufnahme:

Die Kontaktaufnahme über WhatsApp erfolgt von der PERSOX GmbH aus, sofern Sie im Bewerbungsformular eine Mobilnummer angegeben haben. Die Nutzung dient ausschließlich der Kommunikation im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, insbesondere zur Terminabstimmung oder zur Klärung offener Fragen.

Wir fordern keine sensiblen Informationen oder Unterlagen über WhatsApp an. Sollte dennoch ein Lebenslauf oder andere personenbezogene Dokumente übermittelt werden, verarbeiten wir diese ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Kommunikation über WhatsApp für die Anbahnung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erforderlich ist. Ergänzend stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da ein berechtigtes Interesse an einer effizienten, schnellen und bewerberfreundlichen Kommunikation über gängige Kommunikationsdienste besteht.

Zweck der Verarbeitung:

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Dies umfasst insbesondere die Koordination von Terminen, die Klärung von Rückfragen sowie die Bearbeitung etwaig freiwillig übermittelter Unterlagen (z. B. Lebenslauf).

Speicherdauer:

Die Inhalte der WhatsApp-Kommunikation werden spätestens 3 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine längere Speicherung aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen erforderlich ist.

Datenübermittlung in Drittstaaten:

WhatsApp kann im Rahmen der technischen Dienstleistung Daten an die Muttergesellschaft Meta Platforms, Inc., USA übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO sowie der Teilnahme am EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF).

Auftragsverarbeitung:

Mit WhatsApp Ireland Ltd. wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Widerrufsmöglichkeit:

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, sofern keine zwingenden berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen.

Weitere Informationen:

Datenschutzerklärung von WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

2.10 Aircall

Zur Abwicklung von Telefongesprächen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir den cloudbasierten VoIP-Telefoniedienst Aircall. Anbieter ist die Aircall SAS, 11 Rue Saint-Georges, 75009 Paris, Frankreich. Aircall ermöglicht eine strukturierte und effiziente Verwaltung eingehender und ausgehender Bewerberkommunikation via Telefon und dient zur Dokumentation relevanter Gesprächsinhalte im Bewerbungsprozess.

Verarbeitete Daten:

- Telefonnummer- Zeitpunkt und Dauer des Anrufs- Gesprächsinhalte (z.B. in Form von Gesprächsnotizen oder (bei ausdrücklicher Einwilligung) Aufzeichnungen)- ggf. Name des Anrufers- Zuordnung zur Bewerbung oder zum Bewerberprofil- technische Metadaten (z.B. IP-Adresse, Endgeräteinformationen)

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen Ihrer Bewerbung sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer strukturierten und nachvollziehbaren Bewerberkommunikation. Sofern Gesprächsaufzeichnungen erfolgen, stützen wir die Verarbeitung zusätzlich auf Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zwecke der Verarbeitung:

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zur Durchführung und Organisation des Bewerbungsverfahrens, zur internen Koordination mit den zuständigen Mitarbeitenden, zur Qualitätssicherung im Kommunikationsprozess sowie zur Nachvollziehbarkeit geführter Telefonate im Rahmen des Bewerbermanagements.

Speicherdauer:

Datenübermittlung in Drittstaaten:

Aircall speichert Daten primär auf Servern innerhalb der EU (z.B. Frankfurt/Deutschland). Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten, insbesondere an Aircall Inc., 335 Madison Avenue, New York, NY 10017, USA, kann im Rahmen technischer Wartungs- oder Supportprozesse erfolgen. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Darüber hinaus ist Aircall Inc. nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, was zusätzliche Garantien hinsichtlich des Datenschutzniveaus bietet.

Auftragsverarbeitung:

Mit Aircall wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Widerrufsmöglichkeit:

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, sofern keine zwingenden berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen.

Weitere Informationen:

Datenschutzerklärung von Aircall: https://aircall.io/privacy/

Datenschutz-FAQ von Aircall: https://aircall.io/privacy-faqs/

3. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung

Neben den in Abschnitt 2 beschriebenen konkreten Verarbeitungstätigkeiten möchten wir Sie in diesem Abschnitt über weitere allgemeine, aber datenschutzrechtlich relevante Aspekte der Datenverarbeitung informieren. Diese betreffen insbesondere die Kategorien möglicher Empfänger, die Weitergabe an Kundenunternehmen, Datenübermittlungen in Drittländer sowie gesetzliche Pflichten und Rechte im Zusammenhang mit der Bereitstellung Ihrer Daten.

Diese Angaben erfolgen zur Erfüllung unserer Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO und sollen Ihnen eine transparente Übersicht über die Rahmenbedingungen der Datenverarbeitung geben.

3.1 Empfänger / Kategorien von Empfängern

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur von den Mitarbeitenden verarbeitet, die für den jeweiligen Vorgang zuständig sind. Eine Weitergabe an externe Empfänger erfolgt nur dann, wenn dies zur Vertragserfüllung, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder auf Grundlage gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Empfängerkategorien können insbesondere sein:

- Technische Dienstleister (z.B. Perspective Software GmbH, LeadTable, Airtable)

- Kommunikationsdienste (z.B. WhatsApp Ireland Ltd.)

- Tracking- und Analyseanbieter (z.B. Google Ireland Ltd., Meta Platforms Ireland Ltd., TikTok Technology Ltd.)

- Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO

Sämtliche Empfänger wurden von uns sorgfältig ausgewählt, vertraglich auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet und verarbeiten Ihre Daten ausschließlich weisungsgebunden.

3.2 Datenübermittlung an Kundenunternehmen (eigenständige Verantwortliche)

Im Rahmen der Bewerbungsprozesse sowie bei Nutzung unseres Talentpools kann es zur gezielten Weitergabe Ihrer Bewerbungsunterlagen an ausgewählte Kundenunternehmen kommen. Diese Unternehmen werden von der PERSOX GmbH im Rahmen ihrer Recruiting-Leistungen betreut. Die Auswahl der Kunden erfolgt nach fachlicher Eignung und im Interesse der passgenauen Vermittlung.

Wichtiger Hinweis:

Die Kundenunternehmen handeln im datenschutzrechtlichen Sinne nicht als Auftragsverarbeiter, sondern als eigenständige Verantwortliche. Das bedeutet, dass sie nach Erhalt Ihrer Daten selbst über die Zwecke und Mittel der weiteren Verarbeitung entscheiden.

Sie sind insbesondere dafür verantwortlich:

- über die weitere Datenverarbeitung eigenständig zu informieren,- geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz zu treffen und- gesetzliche Löschfristen sowie Ihre Betroffenenrechte zu beachten.

Eine Übermittlung erfolgt ausschließlich bei fachlicher Passung und nur, wenn:

- sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), oder- Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, z.B. im Rahmen des Talentpools).

3.3 Datenübermittlung in Drittländer

Einzelne Ihrer personenbezogenen Daten können durch bestimmte technische Dienstleister (z.B. Tracking- oder Cloudanbieter) in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden. Dabei handelt es sich insbesondere um Anbieter mit Sitz in den USA oder anderen sogenannten „Drittländern“.

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere auf Grundlage von:

- Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder- eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO, insbesondere im Rahmen des EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), sofern der jeweilige Anbieter daran teilnimmt.- Vor einer Datenübermittlung stellen wir sicher, dass beim Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Eine Kopie der verwendeten Garantien (z.B. Standardvertragsklauseln) stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

3.4 Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Im Rahmen der Nutzung unserer Services (z.B. Bewerbungsformulare, Kontaktaufnahme, Talentpool) sind Sie grundsätzlich nicht gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen.

Allerdings ist die Bereitstellung bestimmter Daten erforderlich, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten oder ein Bewerbungsverfahren durchführen können. Wenn Sie uns die erforderlichen Informationen nicht zur Verfügung stellen, kann es dazu führen, dass wir Ihre Bewerbung oder Kontaktanfrage nicht bearbeiten können.

3.5 Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO - also Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen - findet nicht statt.

Ein Profiling im engeren Sinne (z.B. zur Bewertung bestimmter persönlicher Aspekte) erfolgt ebenfalls nicht. Sollten einzelne Dienste (z.B. Werbeplattformen wie TikTok oder Meta) solche Mechanismen verwenden, geschieht dies nicht im Rahmen unserer direkten Verarbeitung, sondern durch den jeweiligen Anbieter auf eigener datenschutzrechtlicher Grundlage.

4. Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stehen Ihnen umfangreiche Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu. Diese Rechte dienen der Transparenz und Kontrolle über Ihre eigenen Daten und gelten unabhängig davon, ob Sie sich über unsere Website, per E-Mail oder über andere Kanäle an uns wenden.

Nachfolgend informieren wir Sie über Ihre gesetzlichen Betroffenenrechte gemäß Art. 15 bis 22 DSGVO sowie Art. 7 Abs. 3 DSGVO. Selbstverständlich können Sie sich bei Fragen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte jederzeit an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Sie haben als betroffene Person folgende Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

4.1 Auskunft (Art. 15 DSGVO):

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie gespeichert sind, zu welchem Zweck diese verarbeitet werden und an wen diese übermittelt wurden.

4.2 Berichtigung (Art. 16 DSGVO):

Sie haben das Recht, unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen bzw. vervollständigen zu lassen.

4.3 Löschung (Art. 17 DSGVO):

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder anderweitige rechtliche Gründe dagegensprechen.

4.4 Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.

4.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.

4.6 Widerspruch (Art. 21 DSGVO):

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, sofern diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt. Dies gilt insbesondere für Direktwerbung.

4.7 Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO):

Eine einmal erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4.8 Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO):

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt, haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.

5. Details zur Einwilligung zur Aufnahme in den Talentpool

Sie haben die Möglichkeit, einer erweiterten Speicherung und Verwendung Ihrer Bewerbungsdaten für zukünftige Stellenangebote zuzustimmen. Diese Einwilligung ist freiwillig und unabhängig vom aktuellen Bewerbungsverfahren. Eine Verweigerung der Einwilligung hat keinerlei Einfluss auf die Bearbeitung Ihrer laufenden Bewerbung.

Ich willige ein, dass meine Bewerbungsdaten von der PERSOX GmbH über den konkreten Bewerbungsprozess hinaus für maximal 24 Monate in einem Talentpool gespeichert werden dürfen. Die Daten dürfen verwendet werden, um mich bei fachlich passenden Stellenangeboten erneut zu kontaktieren.

Dabei werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet: Vor- und Nachname, Telefonnummer, E- Mail-Adresse, Postleitzahl, Angaben zu Sprachkenntnissen, Führerscheinbesitz, Qualifikationen sowie das gewünschte Eintrittsdatum. Zusätzlich werden die von mir freiwillig übermittelten Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Zeugnisse) sowie der Status meiner Bewerbung im internen Auswahlverfahren gespeichert.

Diese Einwilligung umfasst auch die gezielte Übermittlung meiner Bewerbungsdaten an ausgewählte Kundenunternehmen der PERSOX GmbH innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, die als eigenständige Verantwortliche im Sinne der DSGVO agieren, sofern mein Profil mit einem offenen Stellenangebot übereinstimmt. Mir ist bekannt, dass ich diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann - z. B. per E-Mail an: datenschutz@persox.de. Im Falle eines Widerrufs werden meine Daten unverzüglich gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine fortgesetzte Verarbeitung besteht.

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